In vorige artikelen maakten we al kennis met de TWI-modules Job Instruction en Job Methods. Die bieden een mooie blauwdruk voor optimale training en de manieren waarop je het beste haalt uit mensen, machines en materialen.
Een derde belangrijke pijler onder de TWI-methode is Job Relations. Dit onderdeel van TWI richt zich vooral op de menselijke maat en de relatie tussen supervisors en de mensen op de werkvloer.
Hoe zorg je voor een goed en gezond werkklimaat waarin mensen zich prettig voelen? En hoe kom je samen en met wederzijds respect tot de beste resultaten? Zonder een methode om de werkrelaties structureel te verbeteren en te onderhouden, komt er van continu verbeteren in de praktijk meestal weinig terecht.
In dit artikel maken we nader kennis met Job Relations en laten we zien waarom deze module een belangrijke hoeksteen is van procesverbetering en de TWI-methode.
Wat houdt Job Relations in?
De betekenis van Job Relations zit hem eigenlijk al in het woord zelf: waar Job Instruction en Job Methods zich richten op het verbeteren van trainings- en werkstandaarden, is Job Relations het onderdeel dat zich focust op het optimaliseren van de (werk)relaties tussen mensen binnen een organisatie.
Job Relations gaat uit van het principe dat goede werkrelaties de basis zijn voor productiviteit en goed ingerichte processen. Supervisors behalen hun resultaten namelijk vooral via en dankzij hun medewerkers.
Job Relations gaat daarom ook uit van een aantal basisprincipes voor goed leiderschap:
- Behandel medewerkers als individuen met eigen behoeften en bijzonderheden.
- Zet iedereen in zijn kracht en maak gebruik van ieders talenten, kennis en vaardigheden.
- Kondig veranderingen tijdig aan, zodat medewerkers de kans en tijd hebben om hierop te anticiperen.
- Laat elke medewerker weten hoe hij of zij werkt.
- Geef mensen erkenning voor goed werk.
Job Relations is dus gericht op de essentials van goed en menselijk leiderschap. Door het ontwikkelen en onderhouden van positieve werkrelaties, verklein je namelijk de kans dat er problemen ontstaan die de productiviteit en werksfeer nadelig beïnvloeden.
Mensen ontwikkelen betekent niet dat je ze gewoon vertelt wat ze moeten doen, maar dat je ze de mogelijkheid geeft om doelen te bereiken en hun talenten te benutten.
Bij Job Relations gaat het meer om het creëren van betrokkenheid en verbeteren van soft skills, dan om het aanleren of in de praktijk brengen van ‘harde’ vaardigheden.
Waarde creëren met Job Relations
Is de relatie tussen leidinggevenden en medewerkers goed? Dan kom je tot betere resultaten en haal je het beste uit teams en mensen. Een goede verstandhouding creëer je niet met autoritair leiderschap. “Ik zeg hoe het moet en zo gebeurt het” is geen leiderschapsstijl die past bij de TWI-methode en Job Relations.
Mensen ontwikkelen betekent niet dat je ze gewoon vertelt wat ze moeten doen, maar dat je ze de mogelijkheid geeft om doelen te bereiken en hun talenten te benutten.
Het wegnemen van hindernissen zou het doel en resultaat van goed leiderschap moeten zijn. Een veelgemaakte fout is bijvoorbeeld veel verwachten van medewerkers terwijl je ze tegelijkertijd laat werken met machines of apparaten die niet optimaal functioneren.
Wat wel de goede aanpak is?
Ondersteunend leiderschap, waarbij leidinggevenden zich niet alleen blindstaren op productiviteit, maar vooral ook een sterke nadruk leggen op kwaliteit, zowel op het gebied van procesinrichting als output. De open houding die kenmerkend is voor ondersteunend leiderschap, zorgt ervoor dat je in de praktijk veel meer verbeterpunten naar boven haalt dan in een ‘angstcultuur’ die gebaseerd is op dominant leiderschap.
Het resultaat: je voegt waarde toe aan jouw organisatie.
De principes van Job Relations leiderschap
Isao Yoshino, een van de breinen achter het op Lean- en TWI-principes gebaseerde Toyota Production System, noemt in het boek Learning to Lead to, Leading to Learn een aantal belangrijke leiderschapsprincipes die het idee achter Job Relations haarscherp samenvatten.
Zijn eerste advies? Geef mensen richting in de vorm van een heldere uitdaging, een duidelijk doel of een streefsituatie. Die stip aan de horizon bepaal je in gemeenschappelijk overleg.
Heb je eenmaal een uitdaging of doel voor ogen? Dan is het belangrijk dat je als leidinggevende zorgt voor de ondersteuning die medewerkers nodig hebben om het streefdoel te halen. Help mensen om zichzelf te ontwikkelen als leider en leerling, en creeër systemen en werkomgevingen die hun succes mogelijk maken. Daarnaas adviseert Yoshino leidinggevenden om continu aan hun eigen ontwikkeling te blijven werken, als leider en leerling.
Job Relations stappenplan
Maar hoe breng je de theorie achter Job Relations nou concreet in de praktijk?
Een goed stappenplan biedt houvast:
- Verzamel alle feiten op de werkvloer. Praat met medewerkers en vraag wat ze vinden van de manier van werken, de leiderschapsstijl van hun superieuren en de manier waarop ze ondersteunt worden bij het optimaal uitvoeren van hun werk.
- Analyseer de feiten en antwoorden. Zo ontstaat inzicht in relaties tussen feiten en mensen en krijg je meer zicht op werkrelaties en -omstandigheden.
- Zijn er verbeterpunten? Onderneem dan actie en verbeter trainings- en werkstandaarden. Soms is het ook nodig om leiderschapsstijlen aan te passen.
- Controleer of de doorgevoerde verbeteringen hun vruchten afwerpen. Is dat niet het geval? Ga dan terug naar de tekentafel. TWI gaat namelijk uit van continu verbeteren.
De voordelen van Job Relations
Serieus aan de slag gaan met Job Relations heeft diverse voordelen voor je organisatie en medewerkers. We lichten de belangrijkste baten van de aanpak kort toe.
1. Conflicten oplossen voor ze escaleren
Wellicht spelen er wel kleine irritaties binnen je bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die klaagt bij zijn supervisor over een akkefietje met een collega tijdens een teamoverleg. Of aan medewerkers die zich steeds meer gaan irriteren aan het feit dat ze werken met suboptimale apparatuur. Maar het kan bijvoorbeeld ook gaan over medewerkers die zich ergeren aan een collega die er de kantjes vanaf loopt of het niet zo nauw neemt met de veiligheidsvoorschriften.
Als je kleine irritaties onbesproken laat, groeien ze vroeg of laat uit tot serieuze problemen. Job Relations geeft je de handvatten om kleine ergernissen vroegtijdig te signaleren en te voorkomen dat ze escaleren en uitgroeien tot problemen die de werksfeer of de productiviteit negatief beïnvloeden.
2. Efficiëntere probleemoplossing
Een kenmerk van Job Relations is dat je niet zoekt naar ‘schuldigen’, maar naar zwakke plekken in het systeem of de werkorganisatie. De wisselwerking tussen mensen staat centraal. Omdat je in een open sfeer op zoek gaat naar de diepere oorzaken van een probleem of afwijking, pak je conflicten, irritaties of ongewenste afwijkingen binnen processen bij de bron aan.
3. Betere gesprekken
Pas je Job Relations op de juiste manier toe? Dan kunnen leidinggevenden zich structureel goed voorbereiden op gesprekken met medewerkers. Je gaat een gesprek over processen of iemands functioneren op de werkvloer makkelijker aan omdat je inhoudelijk goed voorbereid bent en vooraf al hebt nagedacht over mogelijke verbeterpunten.
4. Een prettigere werksfeer
Omdat Job Relations zich richt op het ontwikkelen van respect en vertrouwen binnen een organisatie, draagt dit TWI-principe sterk bij aan een prettige werksfeer. Als mensen hun werk graag en met vertrouwen uitvoeren, heeft dat ook gevolgen voor de productiviteit en kwaliteit van zowel de output als de processen binnen het bedrijf.
Aan de slag met Job Relations? TWI Company helpt je verder
In de oorspronkelijke TWI-methode zijn Job Instruction, Job Methods en Job Relations drie aparte modules. Bij TWI Company hebben we ze samengevoegd tot een uniform geheel dat het beste haalt uit alle principes en methoden van TWI.
Wil jij ook kennismaken met de kracht van Job Relations en TWI? Dan ben je bij ons aan het juiste adres. TWI Company beschikt over ruime kennis van en ervaring met het continu verbeteren van processen en praktisch toepassen van TWI-principes. We hebben 20 jaar ervaring en ruim 200 TWI-implementaties verzorgd in Nederland en België. Meer weten? Neem gerust eens een kijkje op onze website of neem vrijblijvend contact op. Wij leren je graag kennen!
