Mensen zijn gewoontedieren. Dat geldt niet alleen op persoonlijk vlak, maar zien we ook regelmatig terug op de werkvloer. Organisaties houden vaak vast aan beproefde werkwijzen omdat ze ‘het altijd zo gedaan hebben’ en er geen harde trigger is om dingen anders te doen. Waarom zou je het facturatieproces aanpassen als klanten en leveranciers gewoon betalen? En waarom zou je de routine aan een productielijn veranderen als je jouw dagelijkse output haalt?
Dat er geen dingen faliekant mis gaan, betekent echter niet automatisch dat een proces ideaal verloopt. Als je de moeite neemt om goed en kritisch te kijken, zie je misschien dat er op het vlak van (kosten)efficiëntie, productiviteit en veiligheid best nog verbetermogelijkheden zijn. Dat binnen een bedrijf nog geen ongeluk is gebeurd, bewijst bijvoorbeeld niet per definitie dat iedereen honderd procent veilig werkt.
Daar komt nog eens bij dat technologieën, markten en klantbehoeften vandaag de dag sneller veranderen dan ooit. Het is daarom niet meer genoeg om processen en kennis eens in de zoveel tijd een keer op te frissen.
Hoe het dan wel moet? Continu verbeteren! In dit artikel vertellen we je wat continu verbeteren precies inhoudt en waarom deze werkwijze dé manier is om het beste uit je mensen, processen, investeringen en apparaten te halen.
Continu verbeteren: wat is het?
Continu verbeteren (continuous improvement) is een langetermijnproces dat gericht is op het doorlopend verbeteren van de veiligheid, kwaliteit en productiviteit van processen.
Een belangrijk kenmerk van continu verbeteren is dat dit niet in één keer, maar stapsgewijs gebeurt. Je voert verbeteringen uit in kleine stappen en deeltrajecten die snel en relatief eenvoudig uitvoerbaar zijn.
Een ander kenmerk van (goed) continu verbeteren is dat je veranderingen en procesverbeteringen doorvoert in nauw overleg met alle mensen op de werkvloer. Medewerkers hebben een stevige vinger in de pap en leveren actief input voor de verbeteringsplannen. Operators en productiemedewerkers weten namelijk het beste uit welke handelingen hun werkzaamheden bestaan. Ze kunnen daarom ook als geen ander aangeven waar ruimte voor verbetering ontstaat.
Continu verbeteren is een proces dat door de hele organisatie wordt gedragen. De verantwoordelijkheid voor verbetering ligt niet alleen bij het management en de werkplaatschef, maar bij alle medewerkers.
Een essentiële pijler onder continu verbeteren is standaardisatie. Door trainingen, processen en werkwijzen te standaardiseren, zorg je ervoor dat iedereen op dezelfde manier werkt. Hierdoor wordt het makkelijker om variaties in resultaten af te vlakken. Bovendien maak je het leven van mensen op de werkvloer een stuk makkelijker door uniforme werkstandaarden voor elk proces te hanteren.
Je kunt continu verbeteren zien als het verzorgen van een boom. Standaardisatie en procesoptimalisatie vormen de stevige wortels die de basis zijn voor groei. Door vanuit het management en op de werkvloer aandacht te blijven besteden aan het groeiproces (je voorziet de boom geregeld van water), blijven processen (de boom) zich ontwikkelen. Uiteindelijk werpen die processen (de boom gaat vruchten dragen) hun vruchten af en profiteer je van voordelen op het gebied van efficiëntie, veiligheid en productiviteit.
Continu verbeteren: de stappen
Maar hoe breng je continu verbeteren nou precies in de praktijk? Zorg er in elk geval voor dat je de onderstaande stappen goed inricht.
1. Bestaande processen analyseren
Begin met een kritische analyse van je huidige processen, processtappen en werkroutines. Wat kan beter? Welke processen zijn nog niet in lijn met belangrijke bedrijfsdoelstellingen of leveren niet de gewenste resultaten op? Hoe zit het met machines en technologie? Waar is de meeste winst te halen?
Denk bijvoorbeeld aan een inpakrobot die veel spullen laat vallen. Een medewerker moet dit steeds oplossen door dingen terug te leggen, waardoor de hele productielijn vertraging oploopt. Het kritisch ontleden van bestaande processen levert de input op voor concrete verbetertrajecten.
2. Het doorvoeren van verbeteringen
Heb je eenmaal inzichtelijk gemaakt waar en hoe dingen fout gaan? Dan ga je sparren met alle stakeholders: de directie, het management en de direct betrokken medewerkers op de werkvloer. Hier rollen concrete en organisatiebreed gedragen verbeteringen uit die je zeker met standaardisatie goed in de praktijk kunt brengen.
Vergeet ook niet om de uitgedachte verbeteringen concreet richting te geven. Je moet de doelen die je hebt helder stellen en definiëren welk kwaliteits- en veiligheidsniveau je op dagelijkse basis wilt halen. Hoe zit het nu met omzetverliezen, stilstand of tijdverspilling door inefficiënte processen? En hoe verhouden die zich tot de streefgetallen die je in de toekomst wil halen?
3. Blijven evalueren, monitoren en verbeteren
Het begrip verklapt het eigenlijk al: continu verbeteren is geen eenmalig proces. Het kan altijd gebeuren dat een nieuwe werkstandaard grote verbeteringen oplevert en prima werkt, maar op termijn toch weer aan bijstelling toe is. Processen blijvend en kritisch monitoren, evalueren en eventueel opnieuw aanpassen is dan ook essentieel als je serieus werk wilt maken van continu verbeteren.
Continu verbeteren en TWI: een natuurlijke combinatie
Hoewel continu verbeteren en TWI twee verschillende dingen zijn, hebben de twee begrippen en werkwijzen wel belangrijke raakvlakken. Sterker, ze vormen in de praktijk een natuurlijke combinatie. TWI kun je namelijk zien als een dagelijks controle- en kwaliteitssysteem om te bepalen op welk niveau je zit en hoe ver je al gevorderd bent met continu verbeteren.
Door de nadruk op trainen en werken volgens een vaste standaard te leggen helpt TWI tevens bij het meekrijgen van mensen in nieuwe werkwijzen. Door het trainingsaspect, aangepaste werkwijzen en de focus op de menselijke kant van continu verbeteren, borgt TWI ook de aangepaste werkwijzen die jouw organisatie naar een hoger niveau tillen.
Met TWI voorkom je dat werkstandaarden in een lade stof liggen te vangen. Veel bedrijven kiezen tegenwoordig dan ook voor de gouden combinatie continu verbeteren + TWI. Ze gaan eerst aan de slag met TWI en daarna met continu verbeteren. Of andersom. Veel organisaties die de laatste weg kiezen, vragen zich achteraf soms af hoe ze continu hebben kunnen verbeteren zonder TWI.
Continu verbeteren met TWI Company
TWI Company houdt zich al twintig jaar bezig met het kweken van een cultuur van continu verbeteren binnen diverse organisaties in Nederland en België. Wat later is daar ook een sterke focus op TWI bijgekomen. Bij ons ben je dan ook aan het juiste adres voor verbetertrajecten die het beste van de twee verbetermethoden combineren. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem contact op met onze partner KSL Solutions. info@ksl-solutions.nl of 035-544 87 39
