We hebben in een eerder blogartikel al gezien wat continu verbeteren is en hoe deze methode bijdraagt aan het creëren van een fijnere, veiligere en productievere werkomgeving. In plaats van onder het mom van ‘we hebben het altijd zo gedaan’ vast te houden aan vertrouwde, maar allesbehalve ideale werkwijzen, schep je een lerende cultuur. Door standaardisatie creëer je bovendien overeenstemming en voorkom je dat mensen eigen werkwijzen en workarounds bedenken.
Maar hoe breng je het principe van continu verbeteren nu eigenlijk concreet in de praktijk? Wat zijn elementen die absoluut niet mogen ontbreken als je van deze werkwijze een succes wilt maken? Dat vertellen we je in dit artikel aan de hand van de belangrijkste best practices voor continu verbeteren!
1. Koppel continu verbeteren aan concrete doelstellingen
Soms zie je dat bedrijven, directieleden of managers lezen of horen over continu verbeteren en de werkwijze zien als een wonderlijk tovermiddel. Het gevolg: ze starten in het wilde weg zonder een duidelijk plan of een heldere blauwdruk. Fout! Continu verbeteren werkt alleen als je heel helder voor ogen hebt wat je precies wilt verbeteren.
Koppel de methode daarom altijd aan concrete verbeter- en bedrijfsdoelstellingen. Gaat het voornamelijk om het verbeteren van de productiviteit van een bepaalde afdeling of groep medewerkers? Ligt de nadruk op het efficiënter inrichten van een specifieke productielijn? Of wil je de werkplekken van medewerkers veiliger inrichten om de kans op ongevallen tot een absoluut minimum te beperken?
Wanneer heldere verbeterdoelen ontbreken dan komt de focus vaak te liggen op verbeteringen die een minimaal effect genereren, terwijl de echte problemen onopgelost blijven.
2. Maak bescheiden stappen binnen je verbeterproces
Een veelgemaakte fout bij continu verbeteren is dat managers of organisaties te snel gaan. Ze willen te veel in een keer verbeteren. Het probleem van die aanpak? Mensen raken overweldigd, waardoor de kans kleiner wordt dat ze veranderingen ook daadwerkelijk doorvoeren. In de praktijk werkt continu verbeteren veel beter als je kiest voor kleine stappen.
Ontleed het proces in duidelijk gedefinieerde deelstappen en -doelen. Stel daarbij een voor een concrete vragen als:
- Wat is de doeltoestand waar we naartoe willen?
- Hoe is de huidige situatie of werkwijze?
- Wat zijn de verschillen tussen die twee? En welke obstakels belemmeren dat je de gewenste doeltoestand bereikt?
- Welke concrete verbeteringen kun je per obstakel doorvoeren om een proces beter in te richten?
3. Toon inspirerend en behulpzaam leiderschap
Continu verbeteren valt of staat met helpend leiderschap. In de praktijk zie je soms dat directieleden of managers zich boven de werkvloer plaatsen en veel vragen van mensen zonder ze de juiste ondersteuning te bieden. Gaat er dan een keer iets mis? Dan wordt er al gauw met een beschuldigend vingertje gewezen of worden medewerkers van hogerhand overspoeld met allerlei randzaken.
Continu verbeteren vereist inspirerend in plaats van autoritair leiderschap. Inspirerend leiderschap kenmerkt zich door het begeleiden van medewerkers. Een inspirerende leider kan een werk- en leeromgeving creëren die medewerkers de gelegenheid geeft om te groeien en bloeien. Dit type leider is betrokken, staat op of dicht bij de werkvloer en heeft er geen moeite mee om medewerkers veel verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid te geven. Dankzij die gedraging in plaats van de houding van ‘my way is the highway’, krijgt hij of zij makkelijk mensen mee in het continu verbeterproces.
4. Druk je continu verbetertraject niet door
Processen veranderen of werkplekken reorganiseren zijn onderdelen van continu verbeteren die vaak op weerstand stuiten. We zijn van nature nu eenmaal gewoontedieren die graag vasthouden aan vertrouwde gewoontes en routines. Continu verbeteren doordrukken zonder voldoende draagvlak is dan ook een doodlopende straat, zeker als je te maken hebt met een behoorlijk eigenwijs volkje als wij Nederlanders.
Focus je daarom op concrete behoeften en maak die samen inzichtelijk. Als productiemedewerkers samen met operators kijken naar hoe ze een traject kunnen ombouwen zodat de efficiëntie, productiviteit en veiligheid verbeteren, ontstaat er enthousiasme voor continu verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan het omgooien van een werkvolgorde of het versimpelen van lastige techniek, waardoor medewerkers ook gelijk zien waar voor hen de concrete winst ligt.
5. Verbeter aan de hand van heldere KPI’s
Continu verbeteren gaat het beste met visueel management. Dit betekent dat je niet werkt met abstracte lijstjes met getallen, maar met inzichtelijke KPI’s (kritieke prestatie-indicatoren). Die zijn zichtbaar en ‘in your face’. Door te werken met een systeem waarin je KPI’s op rood (niet gehaald) of groen (we voldoen aan onze doelstellingen) zet, maak je zowel afwijkingen als successen inzichtelijk en tastbaar. Zo’n aanpak past veel beter bij de manier waarop mensen denken en leren.
6. Je moet naar de vloer
‘Spreadsheetmanagement’ achter de computer is een werkwijze die niet past bij continu verbeteren, zeker niet bij maakbedrijven of technische bedrijven. Zorg er dus voor dat iedereen, van managers en operators tot de productiemedewerkers, regelmatig op de vloer te vinden is voor overleg. Dat werkt veel beter dan het communiceren op afstand via het scherm van je laptop. Aandacht is de vitamine A waar continu verbeteren van leeft.
7. Vier successen
Vier je successen! Het kan geen kwaad om zelfs bij kleine verbeteringen even de vlag uit te hangen. Success geeft vertrouwen en motiveert. Door de focus te leggen op successen krijg je mensen mee en creëer je enthousiasme voor continu verbeteren. Beloon teams in plaats van individuen. Dat hoeft niet met bonussen, maar kan prima met iets lekkers in de kantine, een teamuitje of door na het werk af en toe samen wat te gaan drinken.
8. Beloon creativiteit
Een bedrijfscultuur die leren en creatieve ideeën beloont, is essentieel voor het succes van continu verbeteren. Medewerkers moeten het idee hebben dat hun ideeën en verbetersuggesties serieus genomen worden. Dat betekent niet dat je als operator of manager elk voorstel klakkeloos en kritiekloos overneemt, maar wel dat je verbetersuggesties serieus neemt en ook uitlegt waarom bepaalde ideeën misschien niet zo goed passen in het continu verbeterproces.
9. Heb een lange adem
Continu verbeteren is geen eenmalig of vluchtig proces: het is een zaak van de lange adem. De meeste bedrijven die de werkwijze toepassen en er veel tastbaar succes mee boeken, zijn al jaren bezig. En de naam suggereert het al: continu verbeteren is nooit klaar. Het kan altijd gebeuren dat een nieuwe werkstandaard grote verbeteringen oplevert en prima werkt, maar op termijn toch weer aan bijstelling toe is.
Continu verbeteren met TWI Company
Als je de werkwijze op de juiste manier inricht en gebruikmaakt van de in dit artikel genoemde best practices, is continu verbeteren een krachtige aanjager van meer productiviteit, veiligheid en efficiëntie op de werkvloer. Dat geldt zeker als je continu verbeteren combineert met TWI, een methode die zorgt voor de standaardisatie van trainingen en werkstandaarden.
TWI Company houdt zich al twintig jaar bezig met het kweken van een cultuur van continu verbeteren binnen diverse organisaties in Nederland en België. Wat later is daar ook een sterke focus op TWI bijgekomen. Bij ons ben je dan ook aan het juiste adres voor verbetertrajecten die het beste van de twee verbetermethoden combineren. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem contact op met onze partner KSL Solutions. info@ksl-solutions.nl of 035-544 87 39
