Er komt steeds meer aandacht voor Training Within Industry. De TWI-trainingsmethode biedt namelijk volop handvatten voor het standaardiseren en verbeteren van bedrijfs- en productieprocessen. Het programma streeft bovendien naar continue verbetering.
Maar hoe pas je de TWI-trainingsmethode toe binnen jouw organisatie? En welke stappen moet je daarbij doorlopen? In dit artikel leggen we je de TWI-trainingsmethode stap voor stap uit en laten we zien hoe die kan bijdragen aan het foutloos uitvoeren van werkzaamheden binnen jouw bedrijf.
De verbeterprincipes achter TWI
Om meer zicht te krijgen op de stappen die je moet doorlopen bij het toepassen van de TWI-trainingsmethode is het handig om eerst even de belangrijkste TWI-principes te belichten. TWI is een methodiek die steunt op de onderstaande pilaren.
- Leren door te doen stelt medewerkers in staat om nieuw opgedane kennis en vaardigheden gelijk toe te passen op de werkvloer.
- De TWI-methodiek ruimt een belangrijke rol in voor de trainers. Zij zijn de overbrengers van kennis en inspiratie, de mensen dus die enthousiasme en draagvlak creëren voor nieuwe werkwijzen. “Als de medewerker het niet snapt, heeft de trainer het niet goed uitgelegd” is dan ook een slogan die prima past binnen het TWI-vocabulaire.
- De TWI-trainingsmethode behandelt elke medewerker als een individu met een unieke persoonlijkheid en een eigen set aan competenties, vaardigheden en soft skills.
- Het doel van TWI-coaching is een medewerker in staat te stellen handelingen en taken te begrijpen en foutloos uit te voeren.
- TWI stelt een medewerker in staat om de taak uit te leggen aan de trainer vanuit wat je doet, hoe je het doet en waarom je dat doet.
- De TWI-trainingsmethode gaat uit van het principe dat procesverbeteringen niet het gevolg zijn van sneller werken, maar berusten op het weglaten van onnodige handelingen en taken.
- TWI-training hamert op het belang van een efficiënt ingerichte en goed opgeruimde werkplek. Liggen materialen en gereedschappen klaar op vaste en gemakkelijk te bereiken plekken?
- En zijn apparaten zo ingesteld dat medewerkers er gelijk mee aan de slag kunnen?
De optimale werkwijze ontdek je alleen door zelf aanwezig te zijn. Een goede TWI-trainer trekt dus de werkschoenen aan en gaat met operators mee de vloer op.
De stappen van de TWI-trainingsmethode
Nu we de achterliggende principes duidelijk op het netvlies hebben, is het tijd om te kijken hoe je de TWI-methode stap voor stap succesvol in de praktijk brengt.
Fase 0: de probleemanalyse
Het implementeren van de TWI-trainingsmethode begint met een gedegen voorbereiding. Welke uitdagingen spelen er op de werkvloer? Welke impact en invloed hebben deze uitdagingen op dagelijkse processen en routines? Waar zitten nog knelpunten? En wat is uiteindelijk de stip op de horizon waar je naartoe wil?
Bij het formuleren van de probleemanalyse stel je kwalitatieve en kwantitatieve doelen vast en bespreek je de aanpak en activiteit, inclusief een duidelijke tijdlijn en rollen voor de betrokken personen.
Stel dat een productieproces gepaard gaat met veel makkelijk elimineerbare verspillingen of overbodige repetitieve taken. In de voorbereidingsfase ga je nauwkeurig na welke invloed die gebrekkige efficiëntie heeft op de doorlooptijd en kosten van een proces. Aan de hand daarvan kun je een toekomstvisie formuleren waarin geen plaats meer is voor deze problemen.
De aftrap
Een goede voorbereiding legt het fundament voor een gezamenlijk startmoment, vaak gedefinieerd als de aftrap of kick-off. In deze fase van de TWI-training komen alle betrokkenen bij elkaar en wordt duidelijk hoe en waarom TWI het verschil gaat maken. De sleutelpersonen binnen het proces (trainers, operators, managers) spelen een centrale rol tijdens de kick-off. Ze krijgen een podium en staan klaar om kritische vragen van medewerkers te beantwoorden.
Introductietraining voor stakeholders
Na de aftrap geven we een introductietraining voor de belangrijkste stakeholders in het proces. De stakeholdertraining heeft als doel om alle “indirect” betrokken (vaak de managementlaag) personen mee te krijgen in het waarom, hoe en wat van TWI. We merken in de praktijk dat het belangrijk is dat deze mensen commitment geven aan de aanpak. Ook binnen de managementlaag mag een onduidelijkheid bestaan over het waarom van de aanpak als je van TWI-training een succes wil maken.
Ook de ondersteunende afdelingen als HR (competentiematrices), operations (doelen en uren) en de technische dienst (technische support) zijn nodig om van de TWI-trainingsmethode een succes te maken. In een dagdeel tot een dag doorlopen we het wat, hoe en waarom van TWI en maken we duidelijk wat er nodig is om een goed resultaat neer te zetten. Je zou kunnen zeggen dat de stakeholdertraining een verkorte cursus TWI is die specifiek is toegespitst op de faciliterende schil binnen een organisatie.
De werkplekanalyse (WPA)
De volgende stap is het analyseren van de bestaande werkplekken en processen binnen je organisatie. Wat is al goed geregeld en wat kan nog beter? In deze fase, de zogenoemde werkplekanalyse, doorloopt en beschrijft de TWI-trainer met de mensen binnen de organisatie alle stappen van de werkwijzen die op dat moment de standaard zijn. We leggen verbeteringen vast en borgen ze.
Zorgt een rommelige werkplek er bijvoorbeeld voor dat taken te traag of slordig worden uitgevoerd? Dan gaan medewerkers samen met de TWI-trainer op zoek naar een werkwijze die deze problemen uitbant. Een goed voorbeeld hiervan is de samenwerking tussen TWI Company en Johma. Met behulp van de 5S-methode en KANBAN zijn de werkplekken binnen het bedrijf geoptimaliseerd. Alle overbodige spullen zijn verwijderd, elke ruimte heeft een duidelijke eigen functie gekregen en er is meer overzicht aangebracht in de werkvoorraad.
De werkplekanalyse vormt de basis voor de TWI-trainingsstandaard en taakbeschrijving. Die twee onderdelen van het TWI-proces beschrijven alle handelingen die deel uitmaken van een taak en vormen de opmaat naar een verbeterde werkwijze. De medewerker en het genereren van betrouwbare output zijn de twee zaken die centraal staan in deze fase van het TWI-trainingsproces.
Train de trainer
Tijdens dit onderdeel van het proces worden drie praktijktrainers opgeleid tot TWI-trainer en -schrijver. De training bestaat uit twee dagen theorie, een halve dag begeleiding en minder dan een halve dag toetsing in de praktijk.
De standaard vastleggen
Om te komen tot een uniforme, op best practices gebaseerde werkwijze, is het belangrijk om een universele en organisatie brede standaard vast te leggen. Je kijkt eerst naar bestaande SOP’s (standard operating procedures) en werkbeschrijvingen binnen je bedrijf en gebruikt die waar nodig als input voor het schrijven van een nieuwe standaard. De kennis en ervaring van de operator aan de lijn wordt meegenomen in het bepalen van de standaard. Waar nodig filmen we het proces voor verdere analyse. Vervolgens leggen we het wat, hoe en waarom van een taak vast en begeleiden we de opgeleide TWI-praktijktrainers bij het schrijfproces.
De uitvoerende fase: trainen en uitrollen
Na het afronden van de bovenstaande fasen bereik je de uitvoerende fase van de TWI-trainingsmethode. Medewerkers maken in de praktijk en per taak kennis met de belangrijkste stappen en kritische punten van een proces. Nieuwe operators krijgen inzicht in het wat, hoe en waarom van hun taken, terwijl we bestaande operators auditeren en bijtrainen. De operators leren ook waarom bepaalde procesonderdelen kritisch zijn. Trainers demonstreren hoe je stappen uitvoert en wat de belangrijkste aandachtspunten zijn, waarna medewerkers vervolgens zelfstandig deeltaken voor hun rekening nemen.
Het opleidingstraject vindt bij de TWI-trainingsmethode helemaal op de werkvloer plaats. De kracht van de TWI-methodiek is dat de trainer de taak drie keer voordoet en daarin opbouwend vertelt wat, hoe en waarom de taak uitgevoerd moet worden. De eerste keer behandelt hij alleen de belangrijkste stappen: het ‘wat’. De tweede keer vertelt hij bovendien hoe je de handeling uitvoert. En de derde keer komt ook het ‘waarom’ aan bod. Zo ontstaat een geleidelijke accumulatie van bekwaamheid.
Vervolgens herhaalt de operator de taak vier keer. De trainer heeft nu direct in de praktijk ‘getoetst’ of de operator zelfstandig, veilig en foutloos kan werken. In deze fase vullen we ook een skills matrix. Die brengt per medewerker precies in kaart brengt wat het vaardigheidsniveau op een bepaald terrein is.
In de uitrolfase zetten we de TWI-organisatie op, neemt de TWI-coördinator zijn plek in en maken we een uitrolplanning voor het implementeren van de TWI-methode op de nieuwe afdeling.
De controle fase: de TWI-audit
Kwaliteit wil je ook op de lange termijn behouden, zowel op personeel als procedureel vlak. De TWI-audit is een periodieke controle-tool die de kwaliteit van operators en processen borgt, maar vaak ook weer nieuwe inzichten en verbetersuggesties oplevert. Door nieuwe werkwijzen op gezette tijden te onderwerpen aan gedegen controles, creëer je een klimaat dat doorlopende verbetering stimuleert. Foutloos werken wordt de bedrijfsnorm.
De TWI-trainingsmethode toepassen? TWI Company helpt je graag
Door het bovenstaande stappenplan te volgen, maak je van TWI-training een gestructureerd en succesvol proces. TWI Company beschikt over ruim twaalf jaar ervaring met het continu verbeteren van processen en praktisch toepassen van TWI-principes. Daarnaast hebben we al meer dan honderdtachtig implementaties uitgevoerd in Nederland en België.
Wil je de TWI-trainingsmethode ook graag loslaten op jouw organisatie? En ben je benieuwd hoe wij je hierbij kunnen helpen? Bel ons dan gerust op 0527 -30 50 80 of stuur een mail naar info@twicompany.com.
