De resultaten waren spectaculair: 70% minder inwerktijd, sneller inschatten of iemand geschikt is en meer focus op veiligheid.
Nieuwe informatie opnemen, onthouden én toepassen is niet eenvoudig. Het aanleren van vaardigheden is daarom tijdrovend. Bovendien is de werknemer niet altijd in staat om de handelingen correct uit te voeren, laat staan dat andere aspecten zoals veiligheid en kwaliteit voldoende aan bod komen. De oplossing voor deze problemen wordt door M&G gevonden in de TWI aanpak. De eerste pilot levert verbluffende resultaten op: 70% tijdsbesparing bij het aanleren van vaardigheden en verbeterde aandacht voor veiligheid, kwaliteit en productiviteit.
TWI: Training Within Industry
Een grootschalige verhuizing van de M&G productielocatie betekende een groot aantal nieuwe medewerkers. Mensen die het bedrijf en de processen niet kennen, hoe leid je die snel en effectief op? Over het huidige systeem was men niet tevreden. Nieuwe medewerkers kregen niet genoeg aandacht en overal werden verschillende inwerkmethodes gehanteerd. Verwarring alom. Pogingen met filmpjes en andere visuele technieken om hier verandering in aan te brengen leverden niet het gewenste resultaat op.
Training Within Industry (TWI) is een zeer gestructureerde aanpak om taken zo uit te leggen dat ze beklijven. TWI zorgt voor snel en effectief opleiden door het standaardiseren van taakinstructies en de wijze van trainen.
De taakinstructie bestaat uit drie pijlers: belangrijke stappen (‘Wat’), kritieke punten (‘Hoe’) en reden waarom (‘Waarom’) een handeling gedaan wordt. Al met al mag de instructie niet langer zijn dan 6 à 7 stappen. Instructies worden geschreven door daarvoor getrainde teamleiders en productie medewerkers. Het aanleren van taken gaat ook volgens een gestructureerde manier waarin de volgende aspecten aan bod komen: zien van de taak, horen van de instructie, zelf proberen van de taak en zelf uitleggen van de taak.
Succesvolle pilot creëert draagvlak
Na uitgebreid onderzoek over TWI en met ondersteuning van een externe partner is M&G in 2018 begonnen met een pilot van drie maanden. In totaal werden 17 instructies geschreven en getraind aan uitzendkrachten en een vaste kracht. De resultaten waren spectaculair: 70% minder inwerktijd, sneller inschatten of iemand geschikt is en meer focus op veiligheid. Ook de ‘bijvangst’ moet niet onderschat worden. Door gestandaardiseerde instructies te schrijven worden potentiële verbeteringen in de processen zichtbaar.
Medewerkers schrijven zelf de instructies en worden zo direct betrokken bij de TWI aanpak. Dit zorgde bij M&G voor meer eigenaarschap en draagvlak om de pilot uit te breiden naar trainingstandaard voor de gehele organisatie.
‘Hilarisch en doeltreffend: T-shirts vouwen op de TWI manier. Er wordt nog steeds over gepraat!’
Begin 2019 is, gedreven door de afdelingen HR en productie, de TWI aanpak breed uitgerold. Uit alle teams zijn twee mensen middels een inhouse training opgeleid tot TWI Schrijver en Trainer. De teams worden uitgenodigd voor een verkennende bijeenkomst. Om te begrijpen hoe TWI werkt wordt aan medewerkers gevraagd een T-shirt te vouwen volgens de TWI aanpak. Op het oog een simpele taak, maar voor menig operator een ware uitdaging. Uiteraard zorgt dit voor veel hilariteit. Toch spreekt het ook aan en dat er nu nog steeds over gepraat wordt zegt genoeg.
Schrijver-trainers worden vervolgens getraind in een groep en daarna op de werkplek. Eenmaal gecertificeerd gaan ze aan de slag in hun eigen team. De taakinstructies worden door de schrijver getoetst bij zijn team voor draagvlak en best practice afstemming. Volgens de planning moet elk team 30 taakinstructies schrijven. De schrijvers krijgen hiervoor één dag per week de tijd. Eind 2019 heeft deze aanpak 200 taakinstructies en 35 schrijver-trainers opgeleverd.
Successen en valkuilen van een cultuurverandering
Betrokken medewerkers, steun uit de organisatie en een proactief meedenkende partner hebben bijgedragen aan het succes van de TWI aanpak bij M&G. Schrijver-trainers zijn enorm betrokken bij de TWI aanpak en enthousiast. Kleine successen, zoals het behalen van het certificaat, worden gevierd om draagvlak te houden. Ook tussen de verschillende teams worden inmiddels ervaringen met het schrijven van taakinstructies uitgewisseld en nieuwe ideeën besproken.
Maar de TWI aanpak heeft ook een cultuurverandering teweeg gebracht bij M&G. Daarbij kun je als aanjager niet op je lauweren rusten. Het gaat niet vanzelf, je moet de kar blijven trekken. Het is voor M&G nu dan ook de uitdaging om niet meer te sturen, maar de organisatie te ondersteunen zodat de TWI aanpak nog beter beklijfd.
‘Bekijk het als lopen in de mist: je ziet hooguit 10 meter en verder niet. Maar, loop je 10 meter verder dan kun 10 meter extra zien. Zo werkt het ook met dit project. We zagen vooraf niet precies waar we aan begonnen. Toch hebben we er inhoud aan kunnen geven. Dáár ben ik echt trots op!’ – Henri Stevering
Trots op het resultaat
Dat de TWI aanpak inmiddels zo’n succes is gebleken hadden ze bij M&G vooraf niet bedacht. Het is onder andere te danken aan het feit dat ze in detail niet alles van te voren in beton hadden gegoten, maar samen met de belangrijkste betrokkenen een opzet zijn gaan bedenken en uitwerken hoe TWI in de bestaande M&G organisatie zo optimaal mogelijk te integreren. Dit op plekken waar het de meeste toegevoegde waarde had voor de organisatie. Daarmee werd het iets van de deelnemers en niet iets dat over de schutting gegooid werd. Het is een aanpak die na het eerste jaar al positieve resultaten oplevert, iets waar M&G terecht trots op is.
