Job Instruction: de basis van de TWI-methode

Training Within Industry (TWI) is een methode met een behoorlijk lange geschiedenis. TWI zag het levenslicht toen de Amerikaanse staalfabrieken in de Tweede Wereldoorlog een goede methode nodig hadden voor het snel inwerken van nieuwe medewerkers. De vraag naar wapengerei was hoog, terwijl de oorlogsinspanning ervoor zorgde dat veel arbeiders naar het front werden gestuurd.

In de eenentwintigste eeuw is TWI nog steeds springlevend. De reden? Elk bedrijf wil zijn medewerkers natuurlijk foutloos laten werken. En laat de TWI-methode hier nu net heel geschikt voor zijn! TWI bestaat traditioneel uit vier modules: Job Instruction, Job Method, Job Relations en Job Safety. Hoewel ze alle vier belangrijk zijn, is Job Instruction in veel opzichten dé kern en basis van de TWI-methodiek. In dit blogartikel lees je alles over Job Instruction en tonen we hoe je dit onderdeel van de TWI-methode gericht inzet om medewerkers foutloos te laten werken.

Het doel van Job Instruction

De module Job Instruction vormt zowel het startpunt als fundament van TWI. Het is een module met één glashelder doel: het trainen van medewerkers op een gestandaardiseerde manier die foutloos werken mogelijk maakt.

De training loopt daarbij over twee assen:

  1. het leren van de taak en het standaardiseren
  2. het optimaliseren van de manier van trainen.

Job Instruction is zo een effectief medicijn tegen een hardnekkig praktijkprobleem: verschillende medewerkers gebruiken vaak uiteenlopende werkmethoden voor één en dezelfde taak. Werkstandaarden ontbreken, wat vaak een negatief effect heeft op de productiviteit, veiligheid en kwaliteit van processen.

Het beoogde eindresultaat is dat je een taak of proces op een specifieke en eenduidige manier vastlegt en vervolgens vertaalt naar een werkstandaard die iedereen op de werkvloer begrijpt. Het gedachtegoed achter Job Instruction legt een sterke nadruk op het waarom door altijd de volgende vraag te stellen: “Wat voegt het toe als ik dit geleerd heb?”

Het begrijpen van het waarom achter een werkstandaard verkleint de kans dat mensen naar verloop van tijd weer terugvallen in oude (en vaak slechte) manieren van werken.

“Ga het voor jezelf maar eens na: hoeveel is er daadwerkelijk blijven hangen van de stof uit dikke leerboeken of handleidingen die je een paar maanden terug in korte tijd hebt uitgelezen?”

Job Instruction in de praktijk

Maar hoe pas je de theorie achter Job Instruction in de praktijk toe? Welke concrete gedaante neemt de module aan op de moderne werkvloer?

Taken ontleden

Allereerst knipt Job Instruction taken op in een aantal belangrijke stappen. Het ontleden van een taak in kleine stukjes zorgt er, zeker in het geval van complexe handelingen, voor dat alles overzichtelijk blijft en dat je cumulatief en snel leert.

Ga het voor jezelf maar eens na: hoeveel is er daadwerkelijk blijven hangen van de stof uit dikke leerboeken of handleidingen die je een paar maanden terug in korte tijd hebt uitgelezen?

Vermoedelijk lang niet alles. Dat komt omdat er in zo’n geval een ‘informatie-overkill’ op de loer ligt: je brein wordt in korte tijd gebombardeerd met een enorme hoeveelheid theoretische informatie.

Door de informatie op te delen in kleinere, hapklare brokken en daarnaast de kracht van herhaling toe te passen, blijven taakinstructies, best practices en werkroutines veel beter hangen.

Weg met overbodige ballast

Een andere kracht van Job Instruction is dat de methode overbodige ballast overboord werpt.
TWI gaat bij het trainen en opstellen van werkstandaarden namelijk uit van drie kritieke criteria:

  1. veiligheid
  2. kwaliteit
  3. productiviteit.

Is een onderdeel van een taak niet essentieel voor een van deze drie kerncriteria? Dan nemen we het niet op in de werkstandaard.

We brengen taken en processen dus terug tot de essentie, waardoor de leercurve minder steil wordt en medewerkers zich een bepaalde werkwijze makkelijker eigen maken. Dat biedt niet alleen voordelen voor medewerkers die al in dienst zijn, maar maakt ook het goed en snel inwerken van nieuwe mensen een stuk eenvoudiger. Je kunt gelijk een goed en uniform trainingsplan maken voor nieuwkomers zonder de theoretische ballast die je vaak vindt bij werkinstructies.

Door trainingsstandaarden terug te brengen tot de essentie, zorg je ervoor dat medewerkers taken snel en in één keer goed aanleren volgens de afgesproken beste werkmethode. Bovendien zullen ze de geleerde best practices niet snel meer vergeten.

Gestandaardiseerd trainen

De praktische ruggengraat van Job Instruction is het daadwerkelijk trainen van een taak. Om dat zo goed mogelijk te doen, standaardiseren we niet alleen de taak, maar ook de trainingsmethoden. Dit betekent dat elke TWI-trainer de taak op dezelfde manier uitlegt en voordoet. Zo wordt iedere trainer uiteindelijk je beste trainer.

De trainers demonstreren hoe je stappen uitvoert en wat de belangrijkste aandachtspunten zijn, waarna medewerkers vervolgens zelfstandig deeltaken voor hun rekening nemen. Het opleidingstraject vindt bij de TWI-trainingsmethode helemaal op de werkvloer plaats. De kracht van de TWI-methodiek is dat de trainer de taak 3 keer voordoet en daarin opbouwend vertelt hoe en waarom de taak uitgevoerd moet worden.

De eerste keer behandelt hij alleen de belangrijkste stappen: het ‘wat’. De tweede keer vertelt hij bovendien hoe je de handeling uitvoert. En de derde keer komt ook het ‘waarom’ aan bod. Zo ontstaat een geleidelijke opstapeling van kennis. Vervolgens herhaalt de medewerker de taak 4 keer. De trainer heeft nu direct in de praktijk getoetst of de medewerker zelfstandig, veilig en foutloos kan werken.

4 fasen

We kunnen Job Instruction opdelen in een viertal fasen.

  • Prepare: de trainer bereidt de operator voor op iets dat hij gaat leren, bijvoorbeeld door de link te leggen met bekende principes en onderdelen van een taak of proces. Daarnaast stelt de trainer de operator op zijn gemak en probeert hij met gerichte vragen te achterhalen wat de medewerker al weet.
  • Present: de trainer demonstreert per stap hoe de medewerker een taak optimaal uitvoert. Dit doet hij door de vooraf gedefinieerde stappen stuk voor stuk te doorlopen en daarbij de nadruk te leggen op het hoe en waarom van elke stap.
  • Try out: de operator voert zelfstandig een (deel)taak uit en herhaalt het waarom van de belangrijkste kernpunten op het gebied van kwaliteit, veiligheid en productiviteit. De trainer let er goed op dat de operator de materie beheerst en foutjes zelf kan corrigeren.
  • Follow-up: de trainer controleert of de operator alle taken zelfstandig en foutloos kan uitvoeren. Hij moedigt ook het stellen van vragen aan. Daarnaast legt de trainer vast tot wie de operator zich kan wenden als hij behoefte heeft aan hulp of extra uitleg.

Wat levert Job Instruction concreet op?

Het goed en consequent toepassen van Job Instruction levert organisaties en medewerkers diverse voordelen op. Je verbetert processen door het creëren van betere werkstandaarden en legt de focus volledig op de kernelementen van elke taak: kwaliteit, veiligheid en productiviteit. Door het standaardiseren van zowel de taak als de training, voorkom je dat mensen een (foutieve) eigen draai geven aan een taak of op zoek gaan naar persoonlijke workarounds voor problemen.

En zeker ook niet onbelangrijk: door vakexperts mee te nemen in Job Instruction, onderkennen ze zelf de voordelen van het in stukjes knippen van een taak. Veel van die mensen ontwikkelen zich uiteindelijk ook tot uitstekende TWI-trainers.

Job Instruction en TWI Company

In de oorspronkelijke TWI-methode zijn Job Instruction, Job Methods en Job Relations drie aparte modules. Bij TWI Company hebben we ze samengevoegd tot een uniform geheel dat het beste haalt uit alle principes achter TWI.

Wil jij ook kennismaken met de kracht van Job Instruction en TWI? Dan ben je bij ons aan het juiste adres. TWI Company beschikt over ruime kennis van en ervaring met het continu verbeteren van processen en praktisch toepassen van TWI-principes. We hebben ruim 12 jaar ervaring en al zo’n 200 TWI-implementaties verzorgd in Nederland en België. Meer weten? Neem gerust eens een kijkje op onze website of neem vrijblijvend contact op. Wij leren je graag kennen!

Direct starten met de TWI methodiek?

Stap Voor Stap Foutloos Werken

Ben je nieuwsgierig geworden wat wij voor u kunnen betekenen?