Competentiematrix: wat is het en wanneer handig?

Veiligheid op de werkvloer is een groot goed. Dat geldt niet alleen vanuit het oogpunt van wet- en regelgeving, maar ook vanuit het perspectief van menselijkheid: niets is het waard om de gezondheid van jouw medewerkers op het spel te zetten.

Het borgen van de veiligheid op de werkvloer valt of staat met twee belangrijke principes: bewustzijn en een goede documentatie. Voor dat laatste aspect zijn tegenwoordig handige hulpmiddelen beschikbaar. Een goed voorbeeld is de zogenoemde competentiematrix. Hoe ziet die eruit? En hoe zet TWI competentiematrixen in om bedrijven en werkplekken veiliger te maken? Wij vertellen het je.

Wil je meer weten over Competentiematrixen bij onze betrouwbare partner AG5? klik hier!

Wat is een competentiematrix?

Een competentiematrix (vaak ook skillsmatrix genoemd) is een schematisch overzicht dat de competenties van medewerkers in kaart brengt. Het schema toont alle taken of processen die de medewerker moet beheersen, meestal ingedeeld naar de verschillende aspecten van bekwaamheid. Denk hierbij bijvoorbeeld aan kennis, vaardigheid en ervaring, maar soms ook certificering.

Voor elke taak, competentie of werkzaamheid houd je per medewerker bij hoe het zit met het beheersingsniveau. Die bekwaamheid kun je op verschillende manieren uitdrukken. Denk bijvoorbeeld aan:

• Een cijfer op een schaal van 1 tot en met 10 of 1 tot en met 5. Een laag cijfer laat zien dat iemand een bepaalde competentie, taak of vaardigheid niet of amper beheerst, terwijl een hoog cijfer garant staan voor een hoog bekwaamheidsniveau.
• Een vinkje of groen gekleurd vakje bij aantoonbare geschiktheid.
• Een omschrijving van het vaardigheids- en beheersingsniveau. Denk bijvoorbeeld aan categorieën als ‘laag’, ‘matig’, ‘redelijk’ en ‘hoog’.
• Een percentage dat de mate van beheersing uitdrukt.
• Ervaring en een bepaalde mate van senioriteit. Denk in dat geval bijvoorbeeld aan categorieën als ‘cursus, training of opleiding net afgerond’, ‘beginner’, ‘zelfstandig’ of ‘mentor’.

Een competentiematrix heeft meestal de vorm van een tabel met twee assen. Op een as staan competenties, terwijl op de andere as de namen van de medewerkers staan. Per competentie zie je dan in één oogopslag welke competenties mensen wel of (nog) niet beheersen.

Hoe maak ik een competentiematrix?

Er zijn verschillende manieren om competentiematrixen te maken. Organisaties kiezen vaak voor Excel, vooral omdat veel medewerkers bekend zijn met het programma. Hoewel Excel een goed startpunt kan zijn voor het werken met competentiematrixen, is het niet de best denkbare oplossing op de lange termijn. Excel is namelijk een foutgevoelig programma en kan door de vele formules behoorlijk complex worden. Bovendien is er het probleem van versiebeheer. In plaats van dat je competenties in realtime bijwerkt, zijn er bij het gebruiken van Excel vaak meerdere versies van dezelfde matrix in omloop.

Het zal je niet verbazen dat het zowel vanuit het oogpunt van efficiëntie als veiligheid niet ideaal is als mensen werken met competentiematrixen die niet up-to-date zijn. Misschien toont de Excelmatrix wel dat een medewerker zijn bhv-diploma heeft, maar is dat papiertje inmiddels verlopen.

Dergelijke problemen voorkom je door te werken met matrixen voor competentiemanagement die in de cloud staan en overal en altijd bij te werken zijn. Zo krijgt de medewerker met het bijna verlopen bhv-papiertje middels een automatische notificatie op tijd te horen dat hij op herhaalcursus moet. Of je kunt gelijk een vervanger aanwijzen die tijdelijk de veiligheidstaken van deze medewerker overneemt.

Het maken van een competentiematrix bestaat in principe uit een drietal stappen.

1. Stel de juiste vragen. Welke competenties hebben mijn medewerkers nodig? Welke competenties en kwalificaties bezitten ze? Is er sprake van een kloof tussen het gevraagde en aanwezige? Zo ja: welke invloed heeft dat op de veiligheid van de werkomgeving? En hoe breng je dat op orde?
2. Maak een overzicht. Dit identificeert idealiter alle aspecten die deel uitmaken van een bepaalde rol of functie. Welke taken en eigenschappen moet een medewerker onder de knie hebben om een bepaalde rol of functie goed en veilig te kunnen uitoefenen?
3. Zet de bovengenoemde gegevens in een matrix en bepaal het competentieniveau van elke medewerker binnen je afdeling of organisatie

TWI en competentiematrixen

Competentiematrixen zijn binnen de TWI-methode belangrijke ankers voor het vastleggen van veiligheidsaspecten op de werkvloer. TWI gaat uit van het taakspecifiek trainen van personen volgens een uniform vastgelegde standaard. Pas als iemand aantoonbaar getraind is en een taak zelfstandig kan uitvoeren op de manier zoals de trainer het heeft voorgedaan, mag een medewerker die specifieke werkzaamheid uitvoeren.

Dit documenteren we dan ook heel nauwkeurig in geautomatiseerde systemen. Op die manier zijn competentiematrixen altijd actueel en live op de werkvloer bij te werken. Je ziet dus gelijk of het verantwoord is om iemand aan een complexe productielijn te zetten of te laten werken met potentieel risicovolle machines of chemische producten.

De (veiligheids)voordelen van competentiematrixen

Werken met competentiematrixen die realtime-inzichten bieden heeft veel veiligheidsvoordelen. Denk bijvoorbeeld aan de onderstaande benefits.

Veiligheid institutionaliseren

Met eenduidige competentiematrixen haal je het thema veiligheid makkelijker uit de sfeer van vrijblijvendheid. Je kunt aantoonbaar maken welke personen wel en niet adequaat zijn getraind en daar de taakverdeling op baseren. Een competentiematrix is de ideale leidraad voor het veilig plannen van werkprocessen door alleen mensen met de juiste expertise, competenties en trainingen risicovolle taken te laten uitvoeren.

Mensen motiveren

Een competentiematrix heeft vaak ook een motiverende werking. Medewerkers die nog niet competent zijn voor een bepaalde taak willen dat wel worden en ook op het lijstje met kundige specialisten komen. Dit wakkert de leergierigheid aan en zorgt er tevens voor dat ze bewuster bezig zijn met veiligheid in hun werkomgeving.

De juiste vervangers

Elk bedrijf krijgt te maken met de afwezigheid van belangrijke medewerkers of het optreden van tijdelijke piekperioden. In het eerste geval wil je dat processen gewoon op volle kracht blijven doordraaien, terwijl je in het tweede scenario vooral snel behoefte hebt aan extra handen. Met een competentiematrix voorkom je dat in alle hectiek ongetrainde mensen risicovolle werkzaamheden moeten uitvoeren.

Je bepaalt heel gericht wie de ideale vervanger is voor een afwezige medewerker of wie die extra handen aan de productielijn moeten zijn tijdens drukke perioden. Met een competentiematrix zet je altijd de juiste persoon op de goede plek.

Meer weten? TWI Company helpt je verder

Goede competentiematrixen zijn krachtige tools bij het scheppen en borgen van een veilige werkomgeving. Wil je meer weten over hoe je ze maakt en gebruikt? En ben je benieuwd hoe TWI en competentiematrixen de veiligheid van je processen naar een hoger plan tillen? Dan helpt TWI Company je graag verder. We hebben al talloze bedrijven geholpen met het maken en inzetten van competentiematrixen en het optimaal toepassen van de TWI-methodologie.

Wil je meer weten over Competentiematrixen bij onze betrouwbare partner AG5? klik hier!

Benieuwd naar wat wij of AG5 voor jouw organisatie kunnen betekenen? Bel ons dan gerust op 0527-30 50 80 of stuur een mail naar info@twicompany.com. Wij leren je graag kennen!