Dit is een vraag die we bij TWI Company vaak krijgen. Op het eerste gezicht een logische vraag. Kennis en processen vormen immers toch de basis van alles wat op de werkvloer gebeurt?
Toch is deze benadering eigenlijk fout. Zeker in een omgeving waar mensen met de handen werken is kennis niet de grote uitdaging. Het draait veel meer om kunde, oftewel het vermogen om handelingen veilig, foutloos en volgens een eenduidige, helder vastgelegde standaard uit te voeren.
In dit artikel laten we je zien hoe je met behulp van de TWI-methode die kunde en belangrijke processen op de werkvloer vastlegt zodat foutloos werken het nieuwe normaal wordt.
Kennis versus kunde
Om meer inzicht te krijgen in TWI en de bijbehorende doelstellingen is het allereerst zaak om een onderscheid te maken tussen kennis en kunde. Als je in iemands hersenpan zou kunnen kijken zou je in de meeste gevallen een schat aan kennis vinden. Kennis zou je kunnen omschrijven als de informatie die iemand bezit over een bepaald onderwerp of proces. Kennis stelt iemand in staat om een bepaalde taak te vervullen door het selecteren, interpreteren, waarderen en combineren van informatie.
Kunde heeft wel raakvlakken met kennis, maar is in de kern toch een heel ander beestje. Kunde heeft namelijk vooral betrekking op de manier waarop iemand iets doet. We acteren op basis van de theorie of praktische voorbeelden die we kennen. Zeker als het gaat om taken is kunde meestal belangrijker dan een pak theoretische kennis.
Maar wat is precies een taak? In de praktijk kun je zeggen dat er doorgaans sprake is van een taak als je een werkwoordsvorm aan een handeling of serie handelingen kunt hangen. Denk bijvoorbeeld aan taken als lassen, frezen of mengen, maar bijvoorbeeld ook aan het steriliseren van operatiegereedschap in een medische setting.
Het vastleggen van kunde en processen
Wat in de praktijk nog (te) vaak gebeurt is dat organisaties kennis en kunde vastleggen in een dik boek- of naslagwerk. Dat is niet erg efficiënt, zeker niet als het gaat om handelingen met een hoog praktijkgehalte. Gemiddeld onthoudt een mens namelijk maar zo’n tien procent van wat hij leest. Ga het maar eens na.
Hoeveel feiten en exacte zinsneden kun je je nog in detail herinneren van het informatieve boek dat je een half jaar geleden heb doorgespit? En wat stond er ook alweer precies in de nieuwsberichten die je gisteren tijdens het ontbijt hebt gelezen?
De grootste kronkel die we in de praktijk zien is dat organisaties niet beseffen dat het gericht trainen en vastleggen van kennis, kunde en processen helemaal niet zo moeilijk hoeft te zijn. Ze leggen namelijk ook vaak vast wat ze niet doen (alle uitzonderingen op een proces of werkwijze) in plaats van zich alleen te focussen op wat ze wel doen. Kennis en kunde optimaal overbrengen vraagt dus om iets anders dan een dik naslagwerk dat uiteindelijk ergens in de kast belandt. De TWI-methode heeft een andere kijk op het vastleggen van kennis, kunde en werkprocessen. Tijd om die eens nader onder de loep te nemen.
Werkplekanalyse
Bij TWI Company zien we het vastleggen van kennis, kunde en processen niet als iets dat je vanuit een ivoren toren doet. We gaan liever gelijk de werkvloer op om een standaard voor efficiënt en foutloos werken te vertalen naar een praktische werkplekanalyse. Zo’n analyse brengt in kaart hoeveel en welke taken/handelingen iemand uitvoert tijdens een bepaald proces.
Om welk proces het precies gaat, is daarbij niet zo belangrijk. Of het nu gaat om het werken aan een verpakkingslijn, het steriliseren van medische instrumenten of het invoeren van data in een ERP-systeem: elk werkvloerproces is te herleiden tot een vaste serie handelingen die je precies kunt vastleggen in een duidelijke werkplekanalyse, trainingsstandaard en werkstandaard.
Trainingsstandaard
De informatie die naar voren komt tijdens de werkplekanalyse vertalen we vervolgens naar een duidelijke trainingsstandaard. Wat in theorie bedacht is, leggen we dus vast in een trainbare werkstandaard. Wat gebeurt er, hoe gebeurt het en waarom gebeurt het? Een trainingsstandaard bevat 5 tot 7 stappen en is niet langer dan éénn A4’tje. Je kunt er actief mee trainen, terwijl de trainingsstandaard tegelijkertijd een soort spiekbriefje is voor de instructeur.
Een goede trainingsstandaard heeft een aantal duidelijke kenmerken:
- De standaard zorgt ervoor dat elke trainer traint op dezelfde manier. Zo creëer je een universele kwaliteitsstandaard en wordt elke trainer je beste trainer.
- De trainingsstandaard legt alleen vast wat belangrijk en kritisch is voor het uitvoeren van een bepaalde taak of handeling. We gooien alle overbodige ballast overboord en focussen ons alleen op wat een medewerker echt nodig heeft om zijn taken foutloos en veilig uit te voeren. De nadruk ligt dus op de essentie in plaats van op de ‘nice-to-haves’. Op die manier kom je ook los van productvariabelen.
Trainingsduur
De veelvoud aan handelingen bepaalt de exacte trainingsduur. Hoe meer handelingen, hoe langer het duurt om een proces optimaal vast te leggen en te trainen. We kijken altijd naar de 3 belangrijkste elementen van foutloos werken: veiligheid, kwaliteit en output. Die laatste variabele leg je vast in de vorm van normen zoals een tijdseenheid of productiefactor.
Hoewel de trainers de standaarden vastleggen in samenwerking met de medewerkers, is er ook altijd iemand binnen het bedrijf die de geoptimaliseerde werkprocessen bewaakt. Meestal is dat iemand met veel proceskennis, zoals bijvoorbeeld een manufacturing engineer. TWI is zo ingericht (de trainer doet het drie keer voor en de medewerker vervolgens vier keer na) dat een training efficiënt en effectief is.
Heel anders dan veel gevallen die je ook ziet, waarbij organisaties veel tijd steken in het vastleggen van kennis, kunde en processen in dikke naslagwerken, maar medewerkers uiteindelijk vooral sociaal wenselijke antwoorden geven terwijl ze de materie in werkelijkheid niet echt snappen.
Meer informatie
Wil je ook op een gestandaardiseerde, gestructureerde en praktische manier kennis, kunde en processen op de werkvloer vastleggen om foutloze en uniforme werkroutines te creëren? En kun je hier wel wat hulp bij gebruiken? Dan ben je bij TWI Company aan het juiste adres.
TWI Company heeft al talloze bedrijven in Nederland en België geholpen bij het vastleggen en verbeteren van hun bedrijfsprocessen en het in de praktijk brengen van het principe van foutloos werken. Wil jij de volgende zijn? Bel ons dan gerust op 0527 -30 50 80 of stuur een mail naar info@twicompany.com.
