De TWI-methode in de zorg: pionieren met succes
Als onderdeel van een groot verbetertraject binnen Interzorg betrok Elly van der Woude-Ubels (Manager Service bij Interzorg) TWI company bij het standaardiseren van processen binnen het facilitaire stuk van de organisatie. Een baanbrekende stap, omdat de TWI-methode voornamelijk in de food- en maakindustrie wordt toegepast. En die stap ontstond ‘gewoon’ aan de eettafel bij Elly thuis. Haar zoon, werkzaam bij Johma vertelde haar wat de TWI-aanpak daar opleverde.
De resultaten
- Kwaliteit naar het hoogste niveau
- Standaardisatie van werk in eigen hand
- Verbeterde samenwerking
- Verhoogde betrokkenheid en meer werkplezier
Een methode uit een andere wereld
Een zorgorganisatie vraagt om een strakke organisatie, vooral als die bestaat uit 9 verpleeg- en verzorgingshuizen in Noord- en Midden-Drenthe die samen zo’n 800 mensen huisvesten en verzorgen. Naar aanleiding van het gesprek ging Elly samen met een aantal collega’s langs bij Johma. Ze wilden met eigen ogen zien hoe TWI hier succesvol werd toegepast. Ondanks de grote verschillen tussen de foodindustrie en de zorg zag ze de mogelijkheden voor Interzorg. Samen met haar collega Wilma Tepper (facilitair manager) stak ze haar nek uit om hier werk van te maken.
Samen startten ze het traject met TWI company dat in totaal 4 jaar in beslag nam. De opstart in het eerste jaar, de uitrol over alle locaties in het tweede jaar, het derde jaar werd het servicecentrum voorbereid en in het vierde jaar volgde de uitvoering binnen het nieuwe servicecentrum. Nu zijn alle werkzaamheden en inwerktrajecten van de huishoudelijke dienst, de wasserij, de keuken en logistiek gestandaardiseerd en worden vanuit één locatie aangestuurd.
Een betrokkenheid-boost binnen de huishoudelijke dienst
Een van de problemen waar Elly een oplossing voor zocht waren klachten over de huishoudelijke werkzaamheden. Deze taken vielen onder de afdeling zorg, waardoor ze niet de prioriteit kregen die ze verdienden. Nu de huishoudelijke dienst onder facilitair valt, is het wél prioriteit. Die slimme zet, in combinatie met de introductie van de TWI-methode resulteerde in een enorme klachtenreductie en betere score op de audits.
"De betrokkenheid kreeg een enorme boost, de inwerktrajecten werden versneld en het leidinggeven werd stukken makkelijker."
TWI company hielp Interzorg door schoonmaak belangrijk te maken. De voorvrouwen, die voorheen ieder hun eigen werkwijze hadden, leerden taken gestandaardiseerd te beschrijven. Hiervoor overlegden ze veel met collega’s van andere locaties en moesten ze kritisch naar hun eigen werk kijken. Ze leerden elkaar beter kennen en kregen meer plezier in het werk doordat hun verantwoordelijkheid vergroot werd. De betrokkenheid kreeg een enorme boost, de inwerktrajecten werden versneld en het leidinggeven werd door meer houvast aan de gestandaardiseerde procedures stukken makkelijker.
Kwaliteitsverhoging op het servicecentrum
Het derde en vierde jaar van het verbetertraject betekende een upgrade van het hele servicecentrum en standaardisatie van procedures. In het servicecentrum van Interzorg komen alle ondersteunende diensten bij elkaar: keuken, wasserij en logistiek. 1000 maaltijden per dag en 600.000 kg was per jaar. Het keukenpersoneel bereidt alle maaltijden nu vers met zoveel mogelijk regionale producten en de wasserij is voorzien van de meest moderne apparatuur en duurzame technieken.
Het stuk waar TWI verantwoordelijk voor is: één werkwijze per taak en het doorvoeren van de gestandaardiseerde inwerkmethode. Ook hier werden de inwerktrajecten sneller en makkelijker, samenwerkingen verbeterd en de betrokkenheid verhoogd. En het belangrijkste resultaat: de kwaliteit van het werk, of het nu de schoonmaak, de maaltijden of de was betreft, bereikt elke dag weer het hoogste niveau.
Een wereld te winnen
Nu de hele organisatie staat, neemt Interzorg deze nieuwe werkwijze in eigen hand. Er is een coördinator aangesteld voor 20 uur per week om de nieuwe werkwijze te borgen en door te ontwikkelen. Duurzame inzetbaarheid van medewerkers is een ander groot voordeel van het traject. Mede om die reden is er binnen de zorg nog een wereld te winnen op het gebied van standaardisatie. Met oog op de toekomst hoopt Elly dat dit succesverhaal, waar TWI onderdeel van uit mocht maken, bij zal dragen aan het creëren van meer draagvlak ook in de zorgprocessen.