Dat lijkt een abc’tje, maar gaat in de praktijk toch vaak fout. Het inwerken van nieuwe medewerkers is in de praktijk nog (te) vaak een proces dat weken of maanden duurt en niet altijd even soepel verloopt. Met het TWI-stappenplan voor het snel en efficiënt inwerken van nieuwe mensen versnel en perfectioneer je het onboardingproces aanzienlijk. In dit blogartikel tonen we je het stappenplan voor het snel en effectief inwerken van nieuw personeel.
Verkeerde focus op kennis
Een belangrijke blokkade voor het effectief en snel inwerken van nieuwe mensen is dat veel organisaties hun vizier eenzijdig richten op (theoretische) kennis. In plaats van zich te focussen op wat een medewerker wel doet, ontleden ze vaak minutieus alle uitzonderingen op en mogelijkheden binnen een proces.
Het resultaat: er komt een dik document dat binnen de kortste keren in een la of kast belandt. Of medewerkers krijgen een overdaad aan informatie door de strot geduwd die amper te behappen is. Met zo’n werkwijze creëer je uiteindelijk geen heldere en praktisch toepasbare taakanalyse. In volzinnen werkinstructies geven werkt in de praktijk simpelweg niet.
Integendeel, je schept logge werkinstructies en learning tools die weinig praktische meerwaarde hebben voor een nieuwe kracht. Het gevolg is dat de medewerker de werkinstructies en leertools maar mondjesmaat gebruikt, gewoon omdat de materie te complex, theoretisch en abstract is.
Hoe het wel moet: een stappenplan voor het effectief inwerken van nieuwe mensen
Wil je een nieuwe medewerker echt snel inwijden in de bedrijfsprocessen en werkroutines waar hij dagelijks mee te maken krijgt? Met het TWI-stappenplan gaat dit snel en efficiënt.
TWI stappenplan
- Volgordelijke stappen vastleggen
- De trainee voorbereiden en op zijn gemak stellen
- De trainer doet het drie keer voor
- De medewerker doet het vier keer na
- Opvolging
- Backloggen en vaardigheden aantoonbaar maken
-
Volgordelijke stappen vastleggen
Een taak of proces bestaat vrijwel altijd uit een serie van opeenvolgende handelingen. Als je een pannenkoek gaat bakken moet je eerst de ingrediënten bij elkaar zoeken, vervolgens het beslag maken, dit in de pan gieten en uiteindelijk de pannenkoek bakken.
Natuurlijk zijn industriële processen als het in elkaar zetten van auto-, vliegtuig- of machineonderdelen een stuk complexer, maar de basis is hetzelfde: je voert een serie handelingen uit die uiteindelijk resulteert in de gewenste output, namelijk een kwalitatief hoogwaardig eindproduct dat je op een efficiënte en kosteneffectieve manier produceert.
Door de volgordelijke stappen goed vast te leggen, ga je gestapeld verder van taak naar taak en deel je een proces op in aparte, duidelijk van elkaar te onderscheiden handelingen die een medewerker in een vaste volgorde uitvoert.
-
De trainee voorbereiden en op zijn gemak stellen
Na het vastleggen van de volgordelijke stappen gaat de TWI-trainer aan de slag met de trainee. De eerste taak van de TWI-trainer: de trainee voorbereiden en op zijn gemak stellen. De trainer vertelt wat er precies gaat gebeuren en geeft de trainee een indruk van wat hij kan verwachten. Deze stap zet de toon voor verdere interactie en toetst al voorzichtig wat een medewerker kan. Bovendien wordt al een beetje duidelijk of de trainee de materie wel of niet snapt.
-
De trainer doet het drie keer voor
Tijdens de derde stap doet de TWI-trainer de taak drie keer voor. Er is sprake van een trapsgewijze opbouw van de hoeveelheid informatie. De eerste keer demonstreert de trainer de taak en vertelt hij wat de belangrijkste stappen (het hoe) zijn.
Vervolgens herhaalt de trainer de taak, maar zoomt hij in op de belangrijkste kernpunten (het wat) waar de trainee op moet letten. Tot slot voert de TWI-trainer de taak of handeling nog een keer uit. Hij benoemt nog een keer de stappen en kernpunten, maar gaat nu ook in op de redenen waarom je een taak of handeling op de gedemonstreerde manier uitvoert.
De taak wordt getraind met behulp van een vooraf overeengekomen taakanalyse: de werkstandaard. Dat betekent dat elke instructeur die een taak traint volgens dezelfde standaard werkt en dus geen eigen interpretatie aan de inhoud geeft. Daardoor worden medewerkers allemaal op dezelfde manier getraind, waardoor ze volgens een uniforme standaard werken en een afwijking van de werkstandaard meteen zichtbaar wordt.
-
De medewerker doet het vier keer na
?Na het voltooien van de drietraps-instructieraket, gaat de medewerker zelf aan de slag door de taak of handeling ten minste vier keer zelf uit te voeren. De eerste keer richt de trainee zich volledig op de taak en hoeft hij nog geen informatie te geven. De trainer corrigeert de trainee waar nodig en legt hem of haar op een geduldige en begripvolle manier uit wat er precies fout gaat. De tweede keer vertelt hij wat de belangrijke stappen zijn, om vervolgens ook in te gaan op het wat (derde keer) en het waarom (vierde keer).
“Is zeven keer niet erg veel? Dat gaat ons wel veel tijd kosten.” Dit is een opmerking die soms opduikt binnen bedrijven die gewend zijn aan klassieke manieren van opleiden, zoals het meelopen en -kijken met een ervaren medewerker. Toch is dat meestal een verkeerde inschatting.
De daadwerkelijke interactie met de leerling neemt bij een TWI-training misschien wel iets meer tijd in beslag, maar maanden aanmodderen met subjectieve trainingsmethoden kost je uiteindelijk veel meer tijd in de vorm van inboeten aan productiviteit, problemen corrigeren en het steeds opnieuw beantwoorden van nieuwe vragen. Dankzij het vier keer nadoen ontstaat in de trainingsfase al een routine die een nieuwe medewerker voorziet van zelfvertrouwen en een goede basis.
-
Opvolging
De voorlaatste stap van het TWI-stappenplan is de opvolging. De trainer laat de persoon de taak nu zelfstandig uitvoeren en geeft vervolgens gerichte feedback op wat hij ziet. Doet de trainee alles goed? Prima, want dan weet je dat die persoon in staat is om een taak veilig, goed en geheel zelfstandig uit te voeren en kun je (indien nodig) verder naar de volgende taak.
Gaan er nog dingen niet helemaal goed? Dan vertelt de TWI-trainer bij wie de trainee terechtkan voor hulp. Opvolging houdt ook in dat je regelmatig de voortgang van nieuwe medewerkers controleert en trainees aanmoedigt om gericht vragen te stellen. Naarmate de medewerker groeit in zijn of haar rol, bouw je het aantal controle- en coachingsmomenten geleidelijk af.
-
Backloggen en vaardigheden aantoonbaar maken
Het laatste onderdeel van het TWI-stappenplan voor het snel en effectief inwerken van nieuwe medewerkers bestaat uit een stukje backlogging en het aantoonbaar maken van vaardigheden en bekwaamheden. Je maakt een schematisch overzicht dat bijvoorbeeld voor taak een tot en met vijf van proces x per medewerker toont wat het beheersingsniveau is dat iemand bezit.
Daar kun je diverse tools voor gebruiken. Organisaties leggen informatie over kennis en vaardigheden bijvoorbeeld vaak vast in skillsmatrixen, overzichten die tonen over welke vaardigheden en kwalificaties iemand beschikt. Maar het kan ook prima met een app of iPad, afhankelijk van de mate van digitale en technologische volwassenheid die een organisatie bezit.
Meer weten?
Het aanhouden van het in dit artikel beschreven TWI-stappenplan maakt het snel en effectief inwerken van nieuwe medewerkers een stuk eenvoudiger. TWI creëert een degelijk praktisch framework en verwijdert de theoretische ballast die veel leertrajecten log en stroperig maakt.
Bij TWI Company beschikken we over de expertise en ervaring om het optimale rendement uit het TWI-stappenplan te halen. We hebben al vele tientallen bedrijven in Nederland en België geholpen met het verbeteren van hun onboardingtrajecten en het in de praktijk brengen van het principe van foutloos werken. Wil jij dat ook? Bel ons dan gerust op 0527 -30 50 80 of stuur een mailtje naar info@twicompany.com.
